Administratief medewerker
Wat doet een administratief medewerker precies
De functie administratief medewerker wordt veel gebruikt en weinig uitgelegd. Toch bepaalt deze rol of processen blijven lopen of vastlopen. Administratie is geen bijzaak maar de ruggengraat van veel organisaties. Wat doet een administratief medewerker nu echt. En waar moet je als werkgever op letten bij het aannemen van iemand voor deze functie.
Waarom een administratief medewerker onmisbaar is
Administratieve processen zitten in bijna elke afdeling. Van hr tot finance en van planning tot klantenservice. De administratief medewerker verbindt deze processen met elkaar.
Facturen die te laat worden verwerkt. Contracten die niet compleet zijn. Gegevens die niet kloppen. Dit soort fouten ontstaan bijna altijd in de administratie. Daarom is deze functie cruciaal voor stabiele bedrijfsvoering.
Wil je inzicht in alle administratieve functies. Op de pagina administratief personeel vind je een overzicht van rollen binnen administratie en ondersteuning.
De kerntaken van een administratief medewerker
De exacte invulling verschilt per organisatie. Toch zijn er vaste taken die in bijna elke functie terugkomen.
- Verwerken en controleren van gegevens in systemen
- Beheren van dossiers en documentatie
- Ondersteunen van collega’s met administratieve vragen
- Afhandelen van inkomende en uitgaande communicatie
- Signaleren van afwijkingen en onvolledigheden
In de blog waarom administratie vastloopt lees je hoe deze taken onder druk komen te staan.
Hoe ziet een werkdag eruit
Een werkdag van een administratief medewerker bestaat uit afwisseling. Geen dag is identiek.
- Start van de dag. Mail en systemen controleren en prioriteiten bepalen.
- Overdag. Gegevens verwerken, vragen beantwoorden en dossiers bijwerken.
- Tussendoor. Afstemming met collega’s over ontbrekende informatie.
- Einde van de dag. Openstaande acties nalopen en overzicht bewaren.
Juist dit schakelen vraagt concentratie en structuur.
Verschil tussen administratief medewerker en financieel administratief medewerker
Deze functies worden vaak verward. Toch ligt de focus anders.
- Administratief medewerker. Breed ondersteunend en procesgericht.
- Financieel administratief medewerker. Gericht op cijfers, boekingen en rapportages.
In de blog belangrijkste vaardigheden van een administratief medewerker lees je welke competenties bij beide rollen horen.
Eigenschappen van een sterke administratief medewerker
- Nauwkeurig werken zonder tempo te verliezen
- Overzicht houden bij meerdere taken tegelijk
- Discreet omgaan met vertrouwelijke informatie
- Durven doorvragen bij onduidelijkheid
- Zelf structuur aanbrengen in werk
In betrouwbare administratief medewerkers herkennen lees je hoe je dit selecteert.
Veelgemaakte fouten bij het aannemen
- Te veel focus op softwarekennis
- Geen aandacht voor werkhouding
- Onduidelijke verwachtingen over tempo
- Geen uitleg over verantwoordelijkheden
Doorgroeimogelijkheden binnen administratie
Vanuit deze rol zijn meerdere groeipaden mogelijk.
- Senior administratief medewerker
- Medewerker personeelsadministratie
- Office manager
- Hr medewerker
Wil je administratief medewerkers vinden die echt bijdragen aan rust en overzicht.
Plan een kennismaking met GoudTalent