financieel administratief medewerker
Wat doet een financieel administratief medewerker in de praktijk
De financieel administratief medewerker is de persoon die ervoor zorgt dat je cijfers kloppen, je processen strak blijven en je geen verrassingen krijgt aan het einde van de maand. Toch wordt deze functie vaak verkeerd begrepen. Werkgevers denken te snel aan facturen boeken en klaar. In werkelijkheid gaat het om controle, ritme, nauwkeurigheid en het vermogen om afwijkingen vroeg te signaleren. In dit artikel lees je wat de functie inhoudt, hoe een werkdag eruitziet en waar je als werkgever op moet letten bij werving en selectie.
Waarom deze functie zo belangrijk is
In elke organisatie lopen geldstromen door elkaar. Inkoopfacturen, verkoopfacturen, bankmutaties, declaraties, abonnementen, salarissen en belasting. De financieel administratief medewerker bewaakt dat die stromen correct worden vastgelegd. Niet alleen voor de boekhouding, maar ook voor inzicht in cashflow en resultaat.
In de praktijk zie je dat fouten zich opstapelen. Een verkeerd grootboek, een openstaande post die niemand opvolgt, een factuur die niet wordt gematcht, een btw boeking die niet klopt. Eén fout is meestal te herstellen. Een patroon van fouten betekent dat je de controle kwijt bent. Daarom is dit een rol waar je niet op snelheid alleen moet selecteren, maar op precisie en verantwoordelijkheid.
Wil je een overzicht van alle rollen binnen administratie en ondersteuning. Bekijk dan de pilaarpagina administratief personeel.
Wat doet een financieel administratief medewerker precies
De taken verschillen per organisatie. Een mkb bedrijf vraagt vaak brede inzet. Een grotere organisatie splitst taken op in deelgebieden. Toch zit de kern vrijwel altijd in dezelfde set verantwoordelijkheden.
- Verwerken en controleren van inkoopfacturen en verkoopfacturen
- Matchen van facturen met orders, pakbonnen of afspraken
- Verwerken van bankmutaties en afletteren van betalingen
- Bewaken van openstaande posten en opvolging met leveranciers of klanten
- Grootboekboekingen en periodieke controles op afwijkingen
- Voorbereiden van btw aangiftes en ondersteunende documentatie
- Ondersteunen bij maandafsluiting en jaarafsluiting met duidelijke onderbouwing
- Beheer van digitale dossiers, contracten, betaalafspraken en bewijsstukken
Als je administratie regelmatig vastloopt, dan zit het probleem vaak niet in inzet maar in structuur. Lees dan ook waarom administratie vastloopt.
Hoe ziet een werkdag eruit
Een werkdag is een mix van routine en verstoringen. De routine geeft rust. De verstoringen testen of iemand overzicht kan bewaren. Hieronder een realistisch beeld van hoe de dag vaak loopt.
- Start van de dag. Bankmutaties verwerken, betalingen checken, prioriteiten bepalen op basis van deadlines.
- Ochtendblok. Facturen boeken, matchen en afwijkingen uitzoeken, overleg met inkoop of projectleiding wanneer informatie ontbreekt.
- Middagblok. Openstaande posten bijwerken, betalingsafspraken controleren, opvolging met leveranciers, creditnota’s verwerken.
- Einde van de dag. Dossiers afronden, korte controle op foutmeldingen, planning maken voor afsluiting of btw moment.
Het belangrijkste is niet hoeveel er wordt verwerkt, maar of het goed wordt verwerkt. Snelheid zonder controle levert achteraf werk op. En achteraf werk kost altijd meer tijd.
Het verschil met een administratief medewerker
De titel administratief medewerker is breed. Het kan gaan om ondersteuning, planning, verwerking en dossierbeheer. De financieel administratief medewerker zit specifieker op cijfers en financiële controles.
- Administratief medewerker. Procesbreed ondersteunend, vaak veel schakelen en algemene taken.
- Financieel administratief medewerker. Financiële registratie, controle, aansluiting en bewaking van geldstromen.
De basisvaardigheden overlappen, maar de diepte verschilt. Daarom is het slim om eerst scherp te hebben welke vaardigheden je zoekt. Start bij belangrijkste vaardigheden van een administratief medewerker en vertaal dat daarna naar financiële context.
Welke vaardigheden heb je echt nodig
Diploma’s en pakketkennis zijn handig, maar niet doorslaggevend. Je wilt gedrag en denkvermogen selecteren. Dat zijn de dingen die blijven, ook als systemen veranderen.
- Nauwkeurigheid. Niet alleen geen typefouten, maar ook snappen wat een boeking betekent.
- Structuur. Zelf prioriteiten kunnen zetten, taken afmaken, dossiers compleet houden.
- Verantwoordelijkheid. Afwijkingen niet wegdrukken maar uitzoeken en escaleren als het nodig is.
- Discretie. Omgaan met bedragen, contracten en persoonsgegevens zonder losse handen.
- Communicatie. Kort en duidelijk kunnen uitleggen wat ontbreekt en wat er nodig is.
Wil je dit beter toetsen in gesprekken. Gebruik dan de aanpak uit herkennen van betrouwbare administratief medewerkers. Betrouwbaarheid is in finance geen pluspunt, het is de basis.
Waar het vaak misgaat bij werving
In finance zie je dezelfde fouten steeds terug. Dit zijn de echte oorzaken van mismatch en snel verloop.
- Te vage vacature. Alleen taken noemen zonder volume, deadlines en verantwoordelijkheden.
- Te veel focus op pakket. Exact pakket eisen terwijl iemand met inzicht snel kan schakelen.
- Geen eerlijkheid over achterstand. Kandidaten haken af als ze na twee weken ontdekken dat het een puinhoop is.
- Geen ritme. Geen vaste momenten voor afsluiting, geen heldere prioriteiten, geen overzicht.
- Geen inwerkstructuur. Alles zit in hoofden van collega’s, waardoor fouten onvermijdelijk worden.
Als je dit strak wilt inrichten, dan heb je niet alleen een kandidaat nodig, maar ook een proces. Dat valt onder je recruitment en selectie aanpak. Bekijk daarom ook de pilaarpagina recruitment aanpak.
Wat je als werkgever op orde moet hebben
Een goede financieel administratief medewerker kan veel oplossen. Maar er is een grens. Als je randvoorwaarden slecht zijn, ga je altijd leeglopen op kwaliteit. Dit is de basis die je moet regelen.
- Heldere verantwoordelijkheden, dus wie accordeert wat en wanneer
- Toegang tot de juiste informatie, dus contracten, afspraken en contactpersonen
- Een werkritme, dus vaste blokken voor verwerking, controles en afsluiting
- Een duidelijke escalatielijn, dus wat te doen bij structurele afwijkingen
- Een realistische planning voor achterstanden, dus niet doen alsof alles normaal is
Klinkt simpel. In de praktijk is dit precies waar administratie vastloopt. Daarom is het slim om eerst eerlijk te kijken naar je huidige situatie.
Doorgroei en vervolgstappen binnen finance
Deze functie is vaak een stevige basis voor verdere groei. Zeker als iemand naast verwerking ook controle en verbetering oppakt. Dit zijn realistische groeirichtingen.
- Senior financieel administratief medewerker met meer controle en afsluitverantwoordelijkheid
- Assistent controller met focus op analyses, rapportages en procesverbetering
- Medewerker personeelsadministratie wanneer de richting meer naar salaris en hr processen schuift
- Office manager in kleinere organisaties waar finance, hr en support samenkomen
Voor je contentstrategie is dit ook handig. Je kunt hierna functieblogs schrijven die logisch aansluiten op dit groeipad. Dat versterkt je interne linkstructuur en je topical authority binnen administratie.
Samenvatting: dit is de functie in één beeld
- Deze rol bewaakt de betrouwbaarheid van je financiële administratie
- Het gaat om verwerking én controle, niet alleen om boeken
- Structuur en verantwoordelijkheid zijn belangrijker dan alleen pakketkennis
- Werving gaat mis door vaagheid, gebrek aan ritme en onrealistische verwachtingen
- Met goede randvoorwaarden levert deze rol rust en stuurinformatie op
Wil je een financieel administratief medewerker die rust en grip brengt in je administratie.
Plan een kennismaking met GoudTalent