Administratief personeel werven
Veelgemaakte fouten bij het werven van administratief personeel
Administratief personeel werven lijkt op het eerste gezicht eenvoudig. Er zijn veel kandidaten en de functies klinken overzichtelijk. In de praktijk valt het vaak tegen. Sollicitaties blijven achter, de juiste mensen reageren niet of nieuwe medewerkers blijken minder nauwkeurig en stabiel dan gehoopt. Ondertussen lopen dossiers op, komen facturen later de deur uit en ontstaat er irritatie bij collega’s en klanten. In deze blog lees je welke fouten bij administratieve werving het vaakst terugkomen en hoe je ze voorkomt.
Fout een: de functie te algemeen omschrijven
Veel vacatures voor administratief personeel klinken bijna hetzelfde. Er staat dat iemand administratieve taken oppakt, telefonisch contact heeft met klanten en prettig schakelt met collega’s. Voor een kandidaat is dat nietszeggend. Niemand weet dan of het gaat om orderadministratie, debiteurenbeheer, logistieke administratie, klantcontact administratie of ondersteuning van directie.
Een te algemene beschrijving heeft twee gevolgen. Sterke kandidaten die precies weten wat ze willen zoeken verder. Kandidaten die alles wel willen proberen reageren juist wel. De kans dat daar de juiste match tussen zit is klein.
Het begint daarom met scherpte. Op de pagina administratief personeel werven laten we zien dat een duidelijk profiel altijd antwoord geeft op vragen als welke processen iemand ondersteunt, hoeveel klantcontact er is en welke systemen centraal staan.
Fout twee: alleen naar cv en werkervaring kijken
Administratieve functies draaien op gedrag. Structuur, nauwkeurigheid, verantwoordelijkheid nemen en rustig blijven onder tijdsdruk zijn bepalend voor succes. Toch wordt in veel wervingen vooral gekeken naar opleiding, functietitels en aantal jaren ervaring.
Die focus is te smal. Er zijn kandidaten met een bescheiden cv die administratief ijzersterk zijn en kandidaten met indrukwekkende titels die in een dynamische omgeving juist moeite hebben met prioriteiten stellen. Zonder gerichte vragen naar gedrag, voorbeelden en motivatie blijft dat onder de radar.
In onze recruitment aanpak leggen we de nadruk op gedrag. We vragen bijvoorbeeld hoe iemand overzicht houdt bij veel mailverkeer, hoe fouten zijn opgelost in eerdere functies en hoe iemand omgaat met een volle telefoonlijn en een drukte in de mailbox.
Fout drie: processen en systemen niet centraal zetten
Administratief werk is direct gekoppeld aan processen en systemen. Het gaat om orders die goed worden geboekt, dossiers die compleet zijn, declaraties die kloppen en facturen die op tijd verstuurd worden. Als je in de werving niet uitlegt hoe die processen lopen, weet een kandidaat niet waar hij of zij ja tegen zegt.
Beschrijf daarom altijd welke systemen gebruikt worden, welke rapportages belangrijk zijn en met welke andere afdelingen de administratieve medewerker samenwerkt. In een logistieke omgeving is dat bijvoorbeeld de planning en het magazijn. In een zorgadministratie gaat het om zorgverleners, klantenservice en financiële administratie.
Bedrijven waar administratie en logistiek in elkaar grijpen vinden hierover meer op de pagina logistiek personeel werven. Daar laten we zien hoe een goede afstemming tussen administratie en logistiek veel fouten en vertraging voorkomt.
Fout vier: de werkdruk en piekperiodes onderschatten
In veel administratieve teams is de basis rustig en overzichtelijk, maar zijn er vaste piekperiodes. Denk aan maandafsluitingen, kwartaalrapportages, seizoensdrukte of nieuwe wetgeving. Als je deze momenten niet benoemt in de werving, loop je het risico dat iemand instapt met andere verwachtingen.
Een kandidaat die vooral op zoek is naar een voorspelbare werkdag kan dan teleurgesteld raken zodra de realiteit van die pieken zichtbaar wordt. Omgekeerd haken kandidaten die juist houden van dynamiek soms af omdat zij die piekmomenten niet terugzien in de vacature.
Benoem daarom hoe vaak piekdrukte voorkomt, hoe lang die periodes duren en hoe het team daarmee omgaat. Zo trek je mensen aan die hier bewust voor kiezen en vergroot je de kans dat zij blijven.
Fout vijf: het team en de context niet laten zien
Administratief werk wordt zelden in isolatie gedaan. Medewerkers werken samen in een backoffice, onderdeel van finance, logistiek of klantenservice. Toch wordt in veel vacatures weinig gezegd over het team, de leidinggevende en de manier van samenwerken.
Kandidaten willen weten of zij onderdeel worden van een klein hecht team of in een grotere afdeling instromen. Ook wil iemand weten hoe direct de communicatielijnen zijn en hoeveel verantwoordelijkheid er echt bij de functie ligt.
Op de pagina voor werkgevers beschrijven we hoe wij deze context altijd meenemen in de intake. De werving wordt daarmee eerlijker en de kans op een duurzame match groter.
Fout zes: werving los zien van het werkgeversmerk
Administratieve professionals hebben keuze. Zij letten niet alleen op takenpakket en salaris, maar ook op sfeer, ontwikkelmogelijkheden en stabiliteit van de organisatie. Als de vacature en de rest van je online aanwezigheid daar weinig over zeggen, verlies je kandidaten aan organisaties die dat wel goed laten zien.
Je werkgeversmerk hoeft geen grote campagne te zijn. Het gaat om duidelijke informatie over wat je medewerkers kunt bieden, hoe je met fouten omgaat, welk type mensen goed past en hoe je successen viert. Door dat in teksten en gesprekken consequent door te voeren, trek je andere kandidaten aan.
In onze recruitment dienstverlening zorgen we dat jouw verhaal als werkgever past bij de doelgroep en bij de administratieve functies die je wilt invullen.
Fout zeven: te laat beginnen met werven
Veel organisaties starten pas met werven als iemand heeft opgezegd of als de werkdruk al structureel te hoog is. Dan is er haast, neemt de druk toe en wordt er sneller gekozen voor een kandidaat die alleen beschikbaar is in plaats van iemand die echt past.
Administratieve werving kost tijd. Je wilt ruimte hebben om profielen aan te scherpen, goede gesprekken te voeren en kandidaten rustig te laten kiezen. Dat lukt niet als dossiers al maanden achterlopen en collega’s overuren draaien.
Een betere aanpak is om eerder te signaleren dat werkdruk oploopt en samen te kijken of uitbreiding of vervanging nodig is. Op de pagina administratief personeel werven beschrijven we hoe je daar een concreet plan voor maakt.
Fout acht: selectiegesprekken zonder structuur voeren
Veel selectiegesprekken lijken op een informeel gesprek waarin een cv wordt doorgelopen en de kandidaat zijn verhaal mag doen. Dat voelt prettig, maar levert weinig gestructureerde informatie op. Daardoor is het lastig om kandidaten onderling te vergelijken en lopen belangrijke signalen gemist risico.
Beter is om met vaste vragen te werken rond een aantal thema’s. Denk aan nauwkeurigheid, omgaan met druk, klantgerichtheid, eigenaarschap en leergierigheid. Vraag door op concrete situaties in plaats van tevreden te zijn met algemeen klinkende antwoorden.
In onze aanpak voor recruitment werken we altijd met een vaste basis van vragen per functietype. Zo zorgen we voor vergelijkbare informatie per kandidaat en een eerlijker selectieproces.
Fout negen: onvoldoende aandacht voor een goede start
Een nieuwe administratieve medewerker heeft een duidelijk inwerkplan nodig. Zonder plan wordt iemand al snel het diepe in geduwd. Er wordt verwacht dat systemen vanzelf worden opgepakt en dat processen logisch zijn. In de praktijk zitten daar veel details achter die je alleen leert als iemand tijd en uitleg krijgt.
Een goed inwerkplan bevat in ieder geval een overzicht van systemen en dossiers, duidelijke doelen voor de eerste weken en vaste momenten om samen te zitten. Met die basis groeit iemand sneller in de rol en voorkom je dat een nieuwe medewerker na een paar maanden besluit dat de functie toch niet past.
Fout tien: niet evalueren en geen data gebruiken
Veel organisaties sluiten een werving af op het moment dat iemand is gestart. Daarna wordt er alleen nog eens naar het proces gekeken als het misgaat. Daarmee laat je veel informatie liggen. Elk wervingstraject levert data op over doorlooptijd, reacties, kanalen, kwaliteit van kandidaten en succes op langere termijn.
Door na een paar maanden te evalueren welke stappen goed werkten en waar verbeterpunten zitten, maak je de volgende werving sterker. Denk aan het aanscherpen van profielen, het aanpassen van vacatureteksten, het kiezen van de juiste kanalen en het verbeteren van het selectieproces.
In onze recruitment dienstverlening nemen we dit standaard mee. Zo bouw je langzaam aan een aanpak die steeds beter wordt en voorkom je dat elke zoektocht voelt als opnieuw beginnen.
Snel sterker administratief personeel aantrekken
Herken je de fouten uit deze blog in jouw eigen werving van administratief personeel? In een kort gesprek kijken we samen naar jouw processen, team en ambities. Je krijgt een helder beeld van welke stappen nodig zijn om stabiele en nauwkeurige administratieve medewerkers aan te trekken en vast te houden.
GoudTalent werkt met een duidelijke recruitment aanpak en voor veel organisaties op basis van no cure no pay. Je weet vooraf waar je aan toe bent en welke resultaten je realistisch kunt verwachten.
