RECRUITMENT PROCES STAP VOOR STAP
Recruitment proces stap voor stap
De meeste recruitmentproblemen ontstaan niet door krapte. Ze ontstaan door een proces dat niet strak is ingericht. Te veel gesprekken, te weinig echte selectie, geen ritme, geen eigenaarschap. In dit artikel krijg je een complete stap voor stap aanpak die je kunt kopiëren. Niet als theorie, maar als werkbaar proces voor mkb teams die tempo willen, zonder kwaliteit te verliezen.
Wat is een recruitment proces
Een recruitment proces is de reeks stappen waarmee je van behoefte naar een getekend contract gaat, zonder ruis. Het proces is er niet om het netjes te maken. Het proces is er om fouten te voorkomen.
Als je dit proces goed inricht, wordt recruitment schaalbaar. Zeker in mkb teams waar HR vaak naast andere taken wordt gedaan. Op recruitment vind je de hoofdlijn van onze aanpak, dit artikel is de praktische uitwerking daarvan.
Stap 1: Vaststellen dat er echt een vacature is
Klinkt simpel, maar dit is waar het misgaat. Werkdruk stijgt, iemand valt uit, klanten klagen, leveringen lopen uit. De reflex is dan: we hebben iemand nodig.
Maar dat is geen vacature. Dat is een symptoom. Je moet eerst weten welke taakclusters blijven liggen, waar de bottleneck zit en of het structureel is.
- Welke taken blijven liggen en waarom?
- Is het tijdelijk, of is het structureel?
- Kun je het oplossen met procesaanpassing, planning of automatisering?
- Welke resultaten moeten binnen 90 dagen zichtbaar zijn?
Vooral bij kantoorfuncties zie je dat taken groeien zonder functieafbakening. Dat leidt tot chaos in administratie en overdracht. Als dit herkenbaar is, lees dan waarom administratie vastloopt en scherp daarna pas je rol afbakening.
Stap 2: Rolafbakening die niet om functietitels draait
Een functietitel is marketing. Een rol is verantwoordelijkheid. Je moet dus niet beginnen met een titel, je begint met uitkomst.
- Wat moet deze rol opleveren, en wanneer?
- Welke beslissingen vallen onder deze rol?
- Waar ligt de grens met collega’s en leidinggevenden?
- Welke fouten kosten je geld, tijd of reputatie?
Voor logistieke teams helpt het om rollen te spiegelen aan de keten. Als je nu werft in logistiek, pak dan ook de context mee van logistiek personeel en maak je rol expliciet, niet algemeen.
Stap 3: Scorecard maken voordat je kandidaten ziet
Als je geen scorecard hebt, ga je automatisch selecteren op vibe. Dan wint de kandidaat die het beste praat, niet de kandidaat die het beste presteert.
Een scorecard is een lijst met criteria, inclusief weging. Niet tien vage punten, maar een beperkt aantal bewezen factoren.
- Resultaatcriteria, wat moet er aantoonbaar beter worden?
- Gedragscriteria, hoe gedraagt iemand zich onder druk?
- Randvoorwaarden, tijden, locatie, fysieke belasting, systemen
- Dealbreakers, wat is een directe afwijzing?
Voor administratieve functies kun je veel winst pakken door gedrag te toetsen. Gebruik daarvoor de signalen uit herkennen van betrouwbare administratief medewerkers en zet die om naar concrete scorepunten.
Stap 4: Vacaturetekst die filtert in plaats van lokt
De meeste vacatureteksten zijn te lief. Ze willen iedereen aanspreken. Daarmee trek je vooral verkeerde reacties aan.
Een sterke vacaturetekst doet drie dingen.
- Maakt de rol concreet, inclusief tempo en verwachtingen
- Maakt de context eerlijk, ook de lastige stukken
- Maakt selectie meetbaar door criteria expliciet te noemen
Als je rol administratief is, benoem dan de harde kern. Nauwkeurigheid, prioriteren, overdracht, structuur. Voor een goede basis kun je je criteria voeden met belangrijkste vaardigheden van een administratief medewerker.
Stap 5: Sourcing en kanalen kiezen op basis van gedrag
Je kiest kanalen niet omdat ze populair zijn, je kiest kanalen omdat ze gedrag opleveren. Sommige doelgroepen reageren niet op jobboards, maar wel op direct benaderen.
- Actief zoeken, benaderen, kwalificeren
- Netwerk en referrals inzetten, maar gestructureerd
- Eigen werken bij pagina en content, voor lange termijn instroom
In logistiek zie je dat krapte structureel is, dus kanaalkeuze is extra belangrijk. Lees daarvoor ook logistieke medewerkers in een krappe arbeidsmarkt zodat je realistisch blijft zonder je selectie te slopen.
Stap 6: Telefonische intake die echt selecteert
De telefonische intake is geen kennismaking. Het is een filter. Doel is niet om iemand enthousiast te maken. Doel is om snel bewijs te verzamelen, of iemand überhaupt in je proces hoort.
- Beschikbaarheid, reistijd, werktijden, randvoorwaarden
- Motivatie, maar dan concreet, waarom nu, waarom deze rol?
- Werktempo en context, hoe ziet een normale dag eruit?
- Kwaliteit, voorbeelden van fouten en hoe die zijn opgelost
Stap 7: Interview op bewijs, niet op praat
Een goed interview draait om drie vragen. Wat heeft iemand gedaan, hoe deed diegene dat, en wat was het resultaat?
Maak het simpel. Kies drie thema’s uit je scorecard en ga per thema diep.
- Resultaten, wat was het doel, wat veranderde er echt?
- Gedrag, wat deed je toen het misging?
- Samenwerking, hoe stuurde je afstemming en overdracht?
Als je in logistiek selecteert, moet je gedrag onder druk toetsen. Gebruik de invalshoeken uit gedrag en betrouwbaarheid in logistiek en vertaal dit naar voorbeeldsituaties in je interview.
Stap 8: Case of proefopdracht die realistisch is
Een case werkt alleen als hij de realiteit benadert. Geen schoolopdracht. Geen puzzel. Een korte opdracht die laat zien hoe iemand denkt, prioriteert en communiceert.
- Administratie, een kleine set afwijkingen oplossen en onderbouwen
- Logistiek, prioriteiten kiezen bij piekdrukte en fouten herkennen
- Planning, escalatie aanpak en terugkoppeling formuleren
De uitkomst is niet het enige. De werkwijze is belangrijker. Hoe iemand vragen stelt zegt vaak meer dan het antwoord.
Stap 9: Referenties die je echt iets vertellen
Referenties zijn waardeloos als je vraagt of iemand goed was. Iedereen is dan goed. Je moet vragen naar gedrag in situaties die jouw rol raken.
- Hoe reageerde deze persoon op druk of kritiek?
- Hoe betrouwbaar was de opvolging, zonder reminders?
- Wat was de grootste zwakte in samenwerking?
- Wat zou jij anders doen als je opnieuw zou aansturen?
Dit sluit perfect aan op betrouwbaarheid als kernfactor. Bij administratie kun je dat verdiepen met betrouwbaarheid herkennen en dit direct verwerken in je referentievragen.
Stap 10: Aanbod en closing zonder ruis
Veel teams verliezen kandidaten niet door salaris. Ze verliezen kandidaten door traagheid en onduidelijkheid. Als jij pas na een week reageert, is de ander al weg.
- Maak het aanbod snel, dezelfde dag of binnen 24 uur
- Leg de rol afbakening en verwachtingen nog één keer scherp vast
- Maak startdatum en inwerkplan direct concreet
Stap 11: Onboarding als onderdeel van recruitment
Recruitment stopt niet bij een handtekening. De eerste weken bepalen of je een match hebt, of een toekomstige uitvaller.
- Dag één moet helder zijn, geen improvisatie
- Week één heeft meetbare doelen
- Na 30 dagen een evaluatie op scorecard punten
Zonder structuur gaan goede mensen alsnog onderuit in chaos. Zeker bij teams waar administratie al onder druk staat. Als dat speelt, begin bij de analyse van waar administratie vastloopt en fix de omgeving tegelijk met je hiring.
Fout één: Selecteren op ervaring in plaats van gedrag
Ervaring is een proxy, geen garantie. Gedrag is de echte voorspeller. Vooral betrouwbaarheid, tempo en nauwkeurigheid maken het verschil.
Als je dit niet structureert met scorecards, cases en referenties, verlies je kwaliteit. En je krijgt het pas door na zes weken, als de schade al zichtbaar is.
Fout twee: Te veel stakeholders en geen beslismoment
Als vijf mensen mogen meepraten, maar niemand mag beslissen, duurt alles te lang. Dan wordt recruitment politiek. Kandidaten haken af omdat jij geen tempo hebt.
- Beperk interviewers tot maximaal twee
- Werk met één beslisser
- Maak de scorecard leidend, niet meningen
Zorg dat je altijd links legt naar je hoofdpagina’s zoals logistiek personeel en administratief personeel afhankelijk van de rol die je behandelt.
Samenvatting: zo ziet een strak recruitment proces eruit
- Je start bij de echte behoefte, niet bij frustratie
- Je definieert de rol op resultaat en risico
- Je maakt een scorecard voordat je kandidaten ziet
- Je filtert vroeg met intake, bewijsgericht interview en case
- Je sluit snel, en je onboarding is onderdeel van selectie
